En un minuto
- Están obligadas las empresas privadas con 50 o más trabajadores, todo el sector público y, sin importar su tamaño, las que trabajan en ámbitos como los servicios financieros o la prevención del blanqueo.
- El canal tiene que admitir denuncias anónimas y garantizar la confidencialidad de quien avisa.
- Hay que acusar recibo en siete días y responder en tres meses como máximo.
- Represaliar a quien denuncia está prohibido y se sanciona.
Quién tiene que tenerlo
Toda empresa privada con 50 o más personas en plantilla, y las administraciones y entidades públicas. También las empresas que caen en el ámbito de ciertas normas europeas, como las de servicios financieros, transporte o prevención del blanqueo, aunque sean más pequeñas.
Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir los medios del canal con otras. Los grupos pueden tener un sistema común.
Qué tiene que cumplir
- Permitir comunicar por escrito, de palabra, o en una reunión si el informante la pide.
- Admitir comunicaciones anónimas.
- Un responsable del sistema, nombrado por el órgano de administración y comunicado a la autoridad de protección del informante.
- Un procedimiento escrito de gestión de las comunicaciones.
- Un libro registro de las comunicaciones recibidas y de lo que se hizo con ellas.
- Información clara y accesible sobre el canal, también en la web si la empresa tiene.
Cómo se gestiona una denuncia
Se acusa recibo en siete días naturales. Se investiga con discreción, se escucha a la persona afectada, que tiene derecho a defenderse y a la presunción de inocencia, y se responde al informante en un máximo de tres meses, ampliables otros tres en casos complejos.
Si los hechos pueden ser delito, se remiten a la Fiscalía. La gestión puede encargarse a un tercero externo, pero la responsabilidad sigue siendo de la empresa.
Cómo le ayudamos
- Montamos el canal y redactamos el procedimiento y la política.
- Formamos al responsable del sistema y a quien va a gestionar las denuncias.
- Podemos gestionar el canal desde fuera, con independencia de la dirección.
- Lo integramos en el plan de compliance si lo tiene.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si una empresa obligada no tiene canal?
Es una infracción muy grave, con multas que para las empresas pueden llegar a un millón de euros.
¿Sirve un simple correo electrónico?
No. El sistema tiene que garantizar la confidencialidad y el anonimato, llevar registro y tener un responsable y un procedimiento.
¿Quién puede ser el responsable del sistema?
Una persona o un órgano de la empresa, con autonomía y medios. En un grupo puede ser uno para todas las sociedades.
¿Cuánto cuesta montar un canal de denuncias?
Depende del tamaño de la empresa y de si quiere que lo gestionemos nosotros. Se lo presupuestamos por escrito.
Esta guía es información general. Para decidir en su caso concreto, hable con un abogado.